a) Identificación de padrinos y madrinas: para esto se tendrán en cuenta los profesionales que apoyan los diferentes procesos de la Institución y deberán tener las siguientes características.
- Determinación del perfil; profesional, en lo posible en el área que va a orientar.
- Agente facilitador en los procesos académicos de su ahijado (da).
- Canalizador de los procesos comunicativos entre el ahijado y la institución.
- Verificador de las condiciones o procesos que adelanta cada uno de sus ahijados.
- Comunicador de experiencias a través de ejemplos.
- Promueva en los estudiantes agentes de cambio de sus actividades académicas.
b) Padrinos y Madrinas
- Dedicación: la Rectoría determinará el número de horas que se asignarán dentro de sus jornadas laborales a cada uno de los padrinos para que desarrollen las actividades fijadas por las estrategias y el respectivo seguimiento a cada una de ellas propuestas a sus ahijados.
- Estrategias: cada padrino establecerá la forma de cómo cada uno de sus ahijados hará parte de las actividades que se plantean por estrategia según el caso.
- Plan de acción: de acuerdo, a las condiciones encontradas en cada uno de los ahijados, el padrino podrá disponer según su autonomía y metodología de apoyo, la forma en la cual orientará a sus ahijados, esta puede ser generalizada o individual, de acuerdo a las condiciones que en su población apadrinada detecte.
- Seguimiento y control a ahijados (das): según lo establecido en su plan de acción, el padrino deberá realizar el seguimiento individual a sus ahijados teniendo en cuenta dos momentos, los cuales deberá siempre deberá registrar.
- Registro de atención: en donde determina el asunto tratado y los compromisos adquiridos debidamente avalados con el ahijado.
- Citación: esta debe hacerse de manera formal vía email, y de incurrir en inasistencia, so pena de informar al respectivo acudiente. En caso de presentarse renuencia por parte del estudiante la situación deberá de informarse de inmediato a la Dirección de Bienestar.
- Informe: donde consta de la sistematización y resultado del seguimiento de todo el proceso, de este harán parte los registros de atención, y serán consecuentes con las tareas establecidas en los respectivos planes de acción.
- Seguimiento y control a padrinos: este tendrá unas consideraciones particulares de tiempo los cuales estarán determinados por la respectiva oportunidad.
- La verificación: mensualmente se adelantará por parte de la Dirección de Bienestar la consolidación de la información reportada por los padrinos la cual será cotejada de acuerdo al plan de acción presentado a los registros remitidos, informe y a las evidencias que por cada ahijado se presente.
- Cada padrino determinará de acuerdo a su condición un horario especial para dedicar a sus ahijados. Este deberá ser dispuesto, socializado y comunicado.
- Capacitación a los padrinos: con el fin de estandarizar los procesos de acompañamiento que los padrinos deberán adelantar con sus respectivos ahijados, la dirección de bienestar aportará mediante talleres, documentos, presentaciones y otros medios los métodos o particularidades que se deberán tener en cuenta en el momento de abordar el tratamiento de los temas particulares. Estas actividades serán de obligatoria asistencia, y para ello se dispondrá de un horario en la jornada laboral.
c) Designación de ahijados (das): se mantienen las distribuciones contempladas en los periodos anteriores, se reasignan según el caso nuevos padrinos o madrinas y ahijados (das) de acuerdo con las condiciones o circunstancias que a la fecha presenten, tales como retiro de colaboradores o estudiantes. Las nuevas asignaciones serán aleatorias y solo en situaciones especiales se reasignará.
d) Socialización de los padrinos a los ahijados (das): cada padrino se contacta con sus ahijados (das) y coordina los horarios de encuentros semanales. En la primera reunión deben caracterizar un nombre de un personaje representativo que haya hecho aportes importantes a la academia, a la ciencia, al arte o a la humanidad. Éste nombre deberá ser escogido entre padrinos o madrinas y ahijados (das). Igualmente, cada padrino o madrina propondrá a sus ahijados o ahijadas una propuesta de valor por pertenecer al grupo y como compromiso expondrá su motivación a acompañarlos en el proceso. (Esta acción es opcional)
e) Seguimiento evaluación y control al plan general: la consolidación de los informes mensuales está a cargo de la Dirección de Bienestar la cual tiene como insumo cada uno de los informes que los padrinos remiten y su presentación e informe a la Rectoría es bimensual.
Los indicadores que validan y verifican la información tienen que ver con la medición de los siguientes factores
- Número de estudiantes apradinados (das) / Número total de estudiantes matriculados (das).
- Número total de estudiantes apadrinados (das) / Número de estudiantes apadrinados (das) por colaborador en riesgo.
- Número de estudiantes atendidos (das) por programas de apoyo / Número total de estudiantes matriculados (das).
- Número de estudiantes que dejan de matricularse por semestre. / Número total de estudiantes matriculados (das) en el periodo anterior.